Informacje

Wynajem samochodu a VAT – jak rozliczyć wynajmowane auto?

Alicja Łapka

22 października 2023

Wynajem samochodu a VAT – jak rozliczyć wynajmowane auto?

Alicja Łapka

22 października 2023

Wynajem długoterminowy to coraz popularniejsza forma finansowania pojazdów dla firm. Przed podpisaniem umowy warto jednak poznać kluczowe informacje na temat podatków. Wynajem samochodu a VAT – jak wygląda ta kwestia? Jaki związek mają krótkoterminowy czy jednorazowy wynajem samochodu osobowego a VAT?

Wynajem długoterminowy – odliczenie VAT

Wynajem samochodu na firmę to usługa, która umożliwia użytkowanie pojazdu w ramach prowadzonej działalności bez obowiązku wykupienia auta po upływie okresu umowy. Przedsiębiorca wnosi jedynie określoną, stałą opłatę co miesiąc, przez co można spotkać się z określeniem „auto na abonament”. Warto zaznaczyć, że kwota wynajmu obejmuje nie tylko samo korzystanie z samochodu, lecz także szereg innych usług. W przypadku SIXT DriveSmart pokrywamy wydatki m.in. na naprawy, serwisowanie, ubezpieczenie auta czy nawet okresową wymianę ogumienia.

Podobnie jak w przypadku wielu innych kosztów związanych z prowadzeniem działalności, przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy odliczenie podatku VAT jest w tym przypadku możliwe. Jak prezentuje się ta kwestia, gdy mamy na myśli wynajem długoterminowy? Odliczenie VAT jest możliwe w każdym miesiącu korzystania z usługi – faktury za najem są wystawiane cyklicznie i mogą być traktowane tak samo, jak inne wydatki firmy. Należy jednak zaznaczyć, że kwota odliczenia jest zależna od formy użytkowania pojazdu.

Długoterminowy wynajem samochodu osobowego a VAT

Odliczenie podatku VAT w firmie za wynajmowany pojazd obejmuje dwa pułapy – w wysokości 50% lub 100%. Należy przy tym zaznaczyć, że koszty eksploatacji samochodu, takie jak serwis czy ubezpieczenia, są rozliczane przez wypożyczalnię, a klient otrzymuje jedną fakturę za całą usługę. Szczegółowe informacje na temat wydatków są dostępne w artykule: „Najem długoterminowy samochodu a koszty uzyskania przychodu”. Do tego warto uwzględnić rozliczenie paliwa – wydatki w tym zakresie nie są pokrywane przez wypożyczalnię. Czy można odliczyć VAT od paliwa wynajętego samochodu? Oczywiście, że tak!

Wynajem samochodu a VAT – podsumowanie

Wynajem samochodu a odliczenie VAT – jak to wygląda? Odliczenie w wysokości 100% jest możliwe w przypadku, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby firmy. Aby zgłosić taką formę użytkowania auta, należy przesłać druk VAT-26 do Urzędu Skarbowego. Oprócz tego niezbędne będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Może to być przeprowadzane na podstawie fizycznej książki przebiegu lub raportów z systemu GPS.

Jak z kolei prezentuje się najem samochodu a VAT, gdy mówimy o wykorzystaniu auta zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych? Odliczenie wciąż jest możliwe, ale odbywa się na nieco innych zasadach. W takiej sytuacji nie ma potrzeby ewidencjonowania przebiegu, jednak można odliczyć jedynie połowę VAT-u.

Jednorazowy wynajem samochodu osobowego a VAT

Odliczenie podatku VAT jest możliwe nie tylko w przypadku umów długoterminowych. Jak wygląda jednorazowy wynajem samochodu osobowego a VAT? W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, że tego typu umowy uznaje się za wynajem długoterminowy, czyli trwający poniżej 6 miesięcy. Zasady są jednak w większości takie same, jak przy dłuższych kontraktach – możliwe jest odliczenie podatku VAT w wysokości 100% lub 50%. Stuprocentowe odliczenie jest możliwe przy wykorzystaniu auta wyłącznie do celów biznesowych, po zgłoszeniu odpowiedniego pisma do Urzędu Skarbowego. Również w tej sytuacji wymagany jest regulamin korzystania z pojazdu wraz z ewidencją przebiegu. Nieco inaczej wyglądają z kolei same wydatki na eksploatację auta jako koszty firmowe – można je rozliczyć w wysokości 75%, ale bez prowadzenia tzw. kilometrówki.

Krótkoterminowy wynajem samochodu a VAT

Jak rozliczyć krótkoterminowy wynajem samochodu a VAT tak, aby móc odliczyć pełny podatek? Przede wszystkim należy pamiętać, że pojazd nie może być użytkowany do celów innych niż służbowe. W celu udowodnienia tego faktu w Urzędzie Skarbowym należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której zawarte będą informacje takie jak:

  • data wyjazdu;
  • cel wyjazdu;
  • pokonana trasa;
  • liczba kilometrów pokonanych na wskazanej trasie.

Najem samochodu a VAT – najważniejsze informacje

Najem samochodu a VAT to istotna kwestia dla wielu przedsiębiorców. Wynajem jest bardzo korzystną formą zaopatrzenia firmowej floty w sprawne, często nowe pojazdy, bez nadwyrężania budżetu przedsiębiorstwa. Aby móc w pełni wykorzystać finansowe zalety tego rozwiązania, warto zapoznać się z regulacjami dotyczącymi podatków.

Jak zatem wygląda najem krótkoterminowy samochodu a odliczenie VAT? Przede wszystkim należy mieć na uwadze dwa różne progi – 50% i 100% – zależne od sposobu korzystania z pojazdu i ewidencjonowania przebiegu. Zasady są takie same bez względu na to, czy chodzi o krótkoterminowy, czy długoterminowy wynajem samochodów. Chcąc skorzystać z pełnego odliczenia, niezbędne będzie zapisywanie dokładnych informacji o każdej trasie przebytej w ramach prowadzonej działalności. Możliwość odliczenia VAT-u w połączeniu z atrakcyjnymi stawkami sprawia, że wynajem długoterminowy samochodu na firmę stale zyskuje na popularności – warto zapoznać się z tym rozwiązaniem już teraz. 

Zobacz również

Potrzebujesz pomocy?

Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

Zachęcamy również do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami