Jak prawidłowo rozliczyć koszty paliwa w firmie?

Jedną z czynności, które wpływają na firmowy budżet, jest rozliczenie paliwa w firmie. Wzór na to działanie może nie być do końca ustalony, jednak będąc w posiadaniu informacji, które zdradzimy w niniejszym artykule, przystąpienie do zadania, jakim jest rozliczenie kosztów paliwa w firmie, nie będzie stanowiło większego problemu.

Rozliczenie paliwa w autach firmowych – odliczenie 100% VAT

Rozliczenie paliwa, tak aby móc odliczyć od jego kosztów 100% podatku VAT, jest możliwe jedynie dla firm, które są czynnym podatnikiem VAT. Takie przedsiębiorstwa mogą odliczać VAT zarówno od zakupu samochodu, jak i kosztów jego eksploatacji. Zasada ta obowiązuje pojazdy użytkowane jedynie w celach firmowych. Co ciekawe, odliczenie 100% podatku VAT może wiązać się także z pojazdem wynajmowanym, o czym przeczytać można w artykule: „Najem długoterminowy samochodu a koszty uzyskania przychodu."

Rozliczanie paliwa w firmie i innych kosztów z odliczeniem 100% VAT-u jest możliwe, gdy:

• zgłosimy użytkowanie samochodu w urzędzie skarbowym z wykorzystaniem druku VAT-26;
• prowadzona jest „kilometrówka”, w której zawarte są informacje o numerze rejestracyjnym pojazdu, czasie prowadzenia ewidencji, przebiegu pojazdu, a także spisywane są informacje dotyczące pokonywanych tras, przejechanych kilometrach, imienia i nazwiska kierowcy;
• sporządzony zostanie regulamin korzystania z samochodu w firmie.

Rozliczenie paliwa w autach firmowych – odliczenie 50% VAT

Rozliczenie paliwa w firmie jest możliwe również w taki sposób, aby uzyskać 50% odliczenia podatku VAT. Jest to najwygodniejsze rozwiązanie dla osób, które poza użytkiem służbowym, mają zamiar wykorzystywać auto także dla celów prywatnych. Rozliczenie za paliwo jest w takim przypadku możliwe bez konieczności dostarczania druku VAT-26 do urzędu skarbowego, a także bez prowadzenia wyżej opisanej ewidencji. Rozliczenie kosztów paliwa w tym przypadku obejmuje odliczenie w wysokości 50%, natomiast do kosztów prowadzenia działalności zalicza się 75% kwoty netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT. Ze względu na brak uciążliwych formalności związanych z ewidencją czy koniecznością opracowania regulaminu użytkowania pojazdu rozliczenie za paliwo tą metodą uznawane jest przez wiele osób za wygodniejsze. Odliczenie podatku VAT w wysokości 50% jest możliwe również w przypadku aut wynajmowanych.

Koszty eksploatacji samochodu a koszty paliwa

Warto wiedzieć, że w temacie, który omawiamy, istotne jest nie tylko rozliczenie kosztów paliwa, lecz także innych wydatków związanych z pojazdem. Koszty eksploatacji samochodu służbowego, od których można odliczyć 50% VAT, to także:

• koszt zakupu oleju silnikowego, oleju przekładniowego, płynu chłodzącego, płynu do spryskiwaczy czy filtrów paliwa, powietrza, kabinowych i oleju;
• koszt ubezpieczenia (OC, AC, NNW, GAP, Assistance);
• koszt parkingu;
• koszt opłat drogowych (autostrady, mosty, promy, pociągi);
• koszt ładowania samochodu elektrycznego (komercyjne stacje ładowania);
• koszt myjni;
• koszt napraw czy przeglądów.

Rozliczenie paliwa samochodu prywatnego w firmie

Rozliczenie paliwa samochodu prywatnego w firmie prezentuje się nieco mniej korzystnie niż powyższe opcje. Ile można odliczyć za paliwo? W ramach nowych przepisów, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku, w takim przypadku możliwe jest odliczenie od kosztów uzyskania przychodów jedynie 20% wartości wydatku, bez względu na to, ile kilometrów zostało pokonanych. Limit odliczenia 50% VAT nadal tu obowiązuje. Koszty eksploatacji samochodu prywatnego w firmie, a dokładniej ich ⅕ zaliczyć można do kosztów uzyskania przychodu – są to opłaty za paliwo, ubezpieczenie czy części samochodowe.

Ewidencja przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu

Ewidencja przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji nazywana jest inaczej „kilometrówką”. Do końca 2018 roku prowadzili ją w głównej mierze przedsiębiorcy, którzy chcieli wliczyć w koszty prowadzenia działalności wydatki związane z użytkowaniem prywatnych samochodów osobowych nieużywanych w firmie w ramach środków trwałych, leasingu, najmu czy dzierżawy. Ewidencja przebiegu pojazdu do wydatków firmowych ma zastosowanie także do:

• samochodów prywatnych będących w posiadaniu przedsiębiorcy;
• samochodów prywatnych, których właścicielami są pracownicy.

Jak zaznaczyliśmy powyżej, od początku 2019 roku przedsiębiorców obowiązuje stały limit wydatków związanych z użytkowaniem samochodów prywatnych w ramach działalności firmy. Wynosi on 20%.

Ewidencja przebiegu pojazdu a rozliczenie podatku VAT

W związku z nowelizacją ustawy o PIT wraz z początkiem 2019 roku prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% kosztów dotyczących eksploatacji samochodu używanego w celach służbowych do wydatków firmowych. Taka możliwość istnieje dla samochodów, które określa się jako środki trwałe przedsiębiorstwa czy pojazdów, które używamy w ramach umowy leasingu, najmu bądź dzierżawy. Ewidencja przebiegu powinna być dokumentem potwierdzającym, że auto nie było wykorzystywane w celach innych niż służbowe. Ewidencja przebiegu samochodu powinna zawierać w sobie następujące informacje:

• datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu (w początkowym dniu prowadzenia ewidencji, pod koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji);
• wpisy prowadzących pojazdem za każdym razem, gdy będzie on użytkowany; we wpisie zawarte powinny być: numer, data i cel podróży, miejsce wyjazdu oraz dojazdu, pokonany dystans, a także imię i nazwisko prowadzącego samochód.

Ewidencja przebiegu pojazdu u pracowników

Ewidencja przebiegu pojazdów u pracowników jest elementem, który wciąż obowiązuje. Jeśli pracownicy wykorzystują prywatne auta do działalności, będą mieć obowiązek prowadzenia „kilometrówki”, aby móc rozliczyć się z prowadzącym działalność – ewidencja przebiegu pojazdu będzie właściwie podstawą do rozliczenia się z pracodawcą.